Der Alltag in einer Therapiepraxis ist stressig: Viele Behandlungstermine, wenig Zeit und obendrein noch notwendige administrative Tätigkeiten, die erledigt werden müssen:
- Das Schreiben der Behandlungsdokumentation.
- Das Beantworten von Terminanfragen per E-Mail auf der überquellenden Mailbox.
- Das Schreiben von Rechnungen und Zahlungserinnerungen.
- […]
Das alles ist frustrierend, denn am liebsten würden sich TherapeutInnen auf das Wichtigste konzentrieren: Ihre PatientInnen. Hier können die Digitalisierung und der Einsatz einer Praxis-Software Abhilfe schaffen und Prozesse vereinfachen bzw. automatisieren.
Digitalisierung in der Therapiepraxis – (k)ein Allheilmittel?
„Digitalisierung vereinfacht Prozesse, übernimmt monotone Aufgaben und automatisiert Abläufe. Ihr Ziel ist, TherapeutInnen mehr Zeit für PatientInnen einzuräumen.“
Der Umstieg von einer hauptsächlich analogen Arbeitsweise auf eine digitale – und das binnen kurzer Zeit – ist aber auch eine Herausforderung. Wenn TherapeutInnen es gewohnt sind, die Behandlungsdokumentation mit Stift und Papier durchzuführen, wird es sich erst einmal fremd anfühlen, Einträge über die Tastatur oder auch einen Eingabestift zu schreiben.
Wie wäre es also, nur Teilbereiche zu digitalisieren? Es kann mit Bereichen begonnen werden, wo ein Umstieg mühelos ist, oder gewohnte Arbeitsabläufe um digitale Maßnahmen ergänzt werden. Folgende Praxisbeispiele stellen einen sehr guten Einstieg in die Digitalisierung der Praxis dar.
Elektronische Patientenakten: Übersichtlich und platzsparend
Um der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht nachzukommen, werden unzählige Ordner mit handgeschriebener Dokumentation gefüllt. Es kommt eine Menge Papier zusammen, wobei der Platz in der Praxis enden wollend ist. Auch von der dauerhaften Archivierung im hauseigenen Keller oder Dachboden kann aufgrund von Feuchtigkeit und anderen Umwelteinflüssen nur abgeraten werden.
Abhilfe schafft die digitale Dokumentation in einer elektronischen Patientenakte. Hier können beliebig viele Einträge erstellt werden, ohne dass der Platz knapp wird. Auch das Hochladen von Befunden, Fotos oder Zuweisungen ist Bestandteil jeder guten Praxis-Software. Kommen PatientInnen nach mehreren Jahren erneut in die Behandlung, ist die entsprechende Akte in Sekundenschnelle gefunden und die bisherige Krankheitsgeschichte übersichtlich einsehbar.
In Berufen, wo der Bildschirm oder das Tablet in der Hand eine gefühlte Barriere zwischen TherapeutIn und PatientIn darstellt, können weiterhin handschriftlich verfasste Notizen einfach eingescannt oder abfotografiert und anschließend in der Akte gespeichert werden.
Digitale Terminverwaltung: Schnell und flexibel
Viele PatientInnen, viele Termine und nur wenig Zeit. Ein Segen, wenn sich eine Praxis Personal leisten kann, das sich um die Terminverwaltung und -vereinbarung kümmert. Gibt es diesen Luxus nicht, liegt es am Therapeuten oder der Therapeutin selbst, den Kalender zu überblicken und Lücken für neue Termine zu finden. Kommt es dann noch zu Verschiebungen und Absagen, sind Doppelbuchungen und versäumte Termine unangenehme Wegbegleiter.
An dieser Stelle ist es empfehlenswert, auf einen digitalen Terminkalender umzusteigen. Freie Termine können in Sekundenschnelle gefunden und an PatientInnen vergeben werden. Automatische Terminerinnerungen via E-Mail oder SMS führen nachweislich zu weniger Terminausfällen und sind ein zusätzlicher Service für PatientInnen.
Vor allem in Gemeinschaftspraxen mit mehreren TherapeutInnen und Behandlungsräumen hilft ein elektronischer Kalender dabei, die Übersicht zu bewahren.
Rechnungen schreiben und für PatientInnen einreichen
Für viele TherapeutInnen ist das Schreiben von Rechnungen oder Honorarnoten mittels Word oder Excel nach wie vor gängige Praxis. Neben dem hohen Zeitaufwand stellen hierbei auch die Themen Revisionssicherheit und Fehleranfälligkeit wichtige Aspekte dar.
Einhergehend mit der elektronischen Patientenakte, in der alle wichtigen Kontakt- und Versicherungsdaten von PatientInnen bereits gespeichert sind, und dem digitalen Kalender ist die Verrechnung ein perfekter Kandidat für Digitalisierung und Automatisierung. Erbrachte Leistungen können schnell zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden, die dem Patienten oder der Patienten DSGVO-konform auch per E-Mail gesendet werden kann.
Als Extra-Service für PatientInnen können bezahlte Rechnungen von TherapeutInnen per Knopfdruck bei Krankenkassen eingereicht werden. So ersparen sich PatientInnen viel manuellen Aufwand auf dem Weg zur Kostenerstattung durch den Versicherungsträger.
Online-Terminbuchung für PatientInnen
„Ich komme eigentlich kaum dazu, tagsüber Anrufe anzunehmen, weil ich von Termin zu Termin eile, und nach Feierabend möchte ich eigentlich meine Ruhe haben…“
So beschreibt ein Therapeut seine Situation mit telefonischen Terminanfragen. Ein Szenario, das vielen TherapeutInnen bekannt vorkommen dürfte. Ist man tagsüber schwer zu erreichen, kann der Einsatz einer Online-Terminbuchung unkompliziert Abhilfe schaffen.
Auch PatientInnen schätzen die Flexibilität und Zeitersparnis beim Online-Buchen von Terminen. Das System ist mit dem Kalender der Praxis verbunden und freie Termine werden in Echtzeit angezeigt. Nach wenigen Klicks ist der Termin vereinbart oder eine Terminanfrage gesendet.
Der Griff zum Telefon oder das Schreiben von E-Mails ist nicht länger erforderlich, was bei der Wahl des Therapeuten oder der Therapeutin für PatientInnen zunehmend zum Entscheidungskriterium wird.
Videotelefonie & Video-Sprechstunden
Spätestens die COVID-19-Pandemie hat viele TherapeutInnen vor eine ganz neue Herausforderung gestellt. So war es wochenlang nicht möglich, PatientInnen persönlich zu empfangen oder zu betreuen. Virtuelle Hausbesuche und Videosprechstunden haben sich in dieser Zeit als mögliche Alternative zum Besuch in der Praxis erwiesen.
Online-Sprechstunden eignen sich für alle Therapien, Behandlungen und Kontrollen, bei denen physikalischer Kontakt nicht notwendig oder nicht möglich ist. So können TherapeutInnen sicherstellen, dass PatientInnen ihre Übungen korrekt ausführen. Dementsprechend kann die Möglichkeit einer Videosprechstunde auch abseits von Zutrittsbeschränkungen eine Zusatzleistung für PatientInnen darstellen.
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